Kampf dem Kalenderchaos

Um neun Uhr das erste Meeting, um zehn Uhr ein Stand-up mit dem Team. Danach eine weitere Besprechung, zwei neue Projekte, drei Abgabefristen und noch mal vier To-dos.

Das daraus resultierende Kalenderchaos ist kaum zu bändigen; all die Aufgaben im Blick zu behalten kostet Zeit und Energie; sich ständig zu fragen, ob man an alles gedacht hat, ist mitunter anstrengender als die Arbeit selbst.

Das hat auch eine Reihe von Start-ups erkannt. Sie wollen digitale Kalender so smart machen, dass sie zum persönlichen Assistenten werden und gewissermaßen automatisch mitdenken. Wie lassen sich Termine sinnvoll bündeln, um „Fokuszeit“ zu schaffen? Ab wann muss ein Zeitfenster fest für eine Aufgabe geblockt werden, damit die Deadline nicht reißt?

Solche Lösungen können den Nutzer:innen viel Denkarbeit abnehmen – vorausgesetzt, man lässt sie machen. Denn die Verantwortungen über den eigenen Alltag teilweise an eine Software abzugeben kann im ersten Moment befremdlich sein.

1. Meetings planen.
Besprechungen zu planen ist nervenaufreibend, vor allem mit mehreren Personen. Oft artet die Organisation in E-Mail-Pingpong aus. Das US-Start-up Calendly hat daher eine Software entwickelt, mit der sich Kund:innen und Geschäftspartner:innen ihre Termine selbst buchen können.

Das funktioniert so: Wer ein Meeting initiiert, gibt in der Software an, wie lange es dauern und bis wann es stattfinden soll. Calendly durchsucht dann den Kalender der Person und sucht automatisch alle freien Zeiträume. Diese schickt man dem Gegenüber dann über einen Link per Mail zu. Sobald der oder die andere eine Option ausgewählt hat, blockt Calendly das Meeting im eigenen Kalender.

Damit das funktioniert, muss der Kalender immer auf dem aktuellen Stand sein – sonst gibt die Software Slots frei, die eigentlich schon verplant sind. Außerdem geht der Planungskomfort auf Kosten der Selbstbestimmung: Da Calendly freie Zeiten unabhängig von den eigenen Präferenzen vorschlägt, haben plötzlich die Geschäftspartner:innen die Macht darüber, wann ein Termin stattfindet.

Alternativen: Calendar.com, X.ai, Meetingbird

2. Fokus finden.
Ganze 23 Minuten – so lange dauert es Studien zufolge im Schnitt, bis wir nach einer Unterbrechung wieder konzentriert arbeiten. Dass dabei die Fehlerquote steigt, ist ebenfalls wissenschaftlich erwiesen. Das Unternehmen Clockwise will seinen Nutzer:innen mehr deep work ermöglichen, also konzentriertes Arbeiten.

Dazu analysiert die Software zunächst den digitalen Kalender der Nutzer:innen und schlägt dann vor, wie man bestimmte Termine bündeln könnte. Grundsätzlich versucht Clockwise, Termine so zu legen, dass man zum Beispiel morgens drei Meetings direkt in Folge hat und dafür den Nachmittag frei – und sich Meetings nicht immer mal wieder auf den ganzen Tag verteilen. Dabei kann man voreinstellen, ob man seine Fokuszeit lieber vor- oder nachmittags haben möchte, je nach eigener Produktivität.

Ganze Teams können darüber hinaus meetingfreie Tage festlegen und in den Statistiken einsehen, wie viel Fokuszeit ihren Kolleg:innen bleibt. Verfügbar ist Clockwise bisher aller dings nur für Google Chrome, außerdem kann die Anwendung nur mit einem beruflichen Google-Account genutzt werden.

3. Aufgaben auflisten.
Neben dem Kalender eine separate To-do-Liste zu führen, verleitet zur Überlastung. Das Unternehmen Pselis versucht daher, To-dos sinnvoll in den Kalender zu integrieren. Dazu hat das Unternehmen die Schwester-Apps CloudCal und CloudTasks entwickelt.

CloudCal holt den Google-, Exchange- oder Outlook-Kalender aufs Handy und bietet dabei eine übersichtliche Darstellung mit vielen Grafiken, neue Termine lassen sich ganz einfach per Sprachbefehl erstellen.

Mit CloudTasks lassen sich To-dos anlegen und in der Schwester-App anzeigen. Abgehakte Aufgaben verschwinden automatisch aus dem Kalender. Die Apps sind in der Basisversion kostenlos.

Alternativen: Focuster, Any.do (für Teams)

4. Überlastung vermeiden.
Noch einen Schritt weiter geht das Unternehmen Reclaim.ai. Mit dessen Software kann man im Kalender direkt Zeit für die Bearbeitung von Projekten einplanen. Dazu legt man eine Aufgabe an und bestimmt Arbeitszeit plus Deadline.

Reclaim.ai markiert nun eine entsprechende Zeitspanne im Kalender, sodass Nutzer:innen einen deutlich besseren Überblick darüber haben, wie viel Arbeitszeit sie schon für andere Projekte verplant haben. Fügt man neue Aufgaben hinzu, verschiebt die Software bestehende Aufgaben flexibel nach hinten – es sei denn, die Deadline für ein Projekt rückt näher.

Dann blockt Reclaim.ai den notwendigen Slot. Die Software erfordert einen Google Account und kann gerade für Beschäftigte, die viele Projekte parallel bearbeiten, eine enorme Hilfe sein. Bis die Software tatsächlich das plant, was man will, erfordert es allerdings etwas Übung.

5. Verteiler pflegen.
Wer den ganzen Tag von Meeting zu Meeting hetzt, hat kaum Zeit, Termine vorzubereiten. Das kann bei der Begrüßung schnell peinlich werden – zum Beispiel, wenn der Name eines Geschäftspartners plötzlich entfallen ist. Außerdem sind Treffen ohne gute Vorbereitung deutlich ineffizienter. Eine gute Unterstützung ist die App Calendar.ai, die sowohl mit dem Google Calendar als auch Outlook funktioniert. Sie erstellt bei jedem geplanten Meeting automatisch Dossiers zu den beteiligten Gesprächspartner.

Beruflicher Werdegang, Ausbildung, Social-Media-Profile, Firmenwebseite: Alles wird in der App automatisch angezeigt. Darüber hinaus bietet sie die Möglichkeit, Treffpunkte zu speichern und direkt über Google Maps abzurufen. Und sie zeigt auch, wann man einen bestimmten Gesprächspartner zuletzt getroffen hat. Damit solche Funktionen nutzbar sind, braucht es allerdings die Pro-Variante der App ab neun Euro pro Monat. Die Standardvariante der App kostet etwa fünf Euro.

Titelbild: Getty Images